En el competitivo mundo del fitness, la gestión eficaz de un gimnasio es fundamental para su éxito a largo plazo. Según un estudio reciente, el 90% de los gimnasios que fracasan se deben a una gestión deficiente, lo que los convierte en lo que se conoce como “clubes de amigos“. Este artículo explora las claves para evitar caer en la trampa del “club de amigos“ y transformar un gimnasio en una empresa exitosa y sostenible.

Principio y fin de un club de amigos

Un club de amigos inicia y finaliza de la siguiente manera. Hay un box de crossfit que imparte sus clases y tiene su zona de open box. Todos aprenden, pero algunos clientes comienzan a destacarse. Un día, uno de esos alumnos se convierte en líder del open box, y comienza a decir frases cómo estas: “voy a montar mi propio gimnasio”, “mis cuotas serán más bajas”, “tendremos open box todos los días” “yo tengo más conocimiento que el coach actual”.

Esa persona lleva una cantidad de alumnos para el nuevo box. El nuevo gimnasio empieza a crecer, pero esa persona no tiene estrategia de gestión. Para empezar, no sabe cuántos clientes necesita para poder empezar a ganar dinero. Ni siquiera ha pensado en ese punto. No sabe que tiene que estar varias horas trabajando (nunca ha hecho el cálculo de cuánto requiere), y que gestionar un centro es mucho más que impartir clases. De repente, advertirá que ser dueño de gimnasio implica también limpiar el box, los baños, hacer de recepcionista, contador, etc.

Cómo es un club de amigos, cuando sus amigos le pidan para abrir el box para grabar un clasificatorio, un domingo por la mañana (cuando él quiere estar con su flia), no va a saber decir que no. No saber decir que no a sus amigos, es el principal error en este tipo de emprendimientos.

Por otro lado, el club de amigos no tiene un software de gestión que organice las clases de su centro. Por el contrario, ofrece a sus alumnos la posibilidad de asistir a clase cuando quieran, a través de WhatsApp. ¿Sabes cómo termina esto? De forma catastrófica. Los entrenadores reciben hasta 50 mensajes en un día. Los alumnos le escriben que les reserve una clase, pero al rato le piden que la cancele. Algunas clases están vacías y otras atestadas de gente. Conclusión: esos clientes que eran amigos al principio, que piden y piden, y que el dueño, cómo es amigo, no sabe decir que no, ahora comienzan a quejarse por el mal servicio.

Por último, el club de amigos no tiene un sistema de cobros online. Prefiere cobrar en efectivo, lo que conlleva una serie de problemas. Sus clientes-amigos a menudo solicitan pagar más tarde como un favor personal, y el dueño del club, incapaz de negarse, acepta estas solicitudes sin considerar las implicaciones financieras.

Los 6 errores que comete un club de amigos

Montar un club de amigos puede parecer una aventura interesante, sumamente atractiva y fácil de implementar. Pero lo que comienza rápido termina más rápido aún. Y la poca vida que tiene está plagada de errores. Esos errores que pueden llevar a un negocio a la bancarrota. Veamos algunos de ellos:

1- No tener estrategia de gestión

Los dueños de un club de amigos no hacen un plan de empresa. Ni antes ni después de montar su gimnasio, tienen en claro cuándo cobrar o cuántos clientes necesitan para hacer rentable su negocio. Tampoco verifican los gastos que implica tener un gimnasio.

2- No tener un software de gestión

Ya lo dijimos. La principal causa por la que un centro deportivo cierra es no haber podido controlar los cobros y reservas de sus clases. El club de amigos funciona desorganizadamente desde una libreta o del WhatsApp. Esto lleva a que los clientes/amigos pagen cuando quieren… o no paguen.

3- Facturar más no es ganar más

Para los dueños de gimnasios, un negocio exitoso es un megabox atestado de personas que van y vienen. Sin embargo, esto es un error, por qué facturar más no es ganar más. Para aumentar tus ingresos debes mejorar tu productividad. Cobrar más trabajando menos.

El alma de un gimnasio no está en otro sitio, sino en el coach. Por eso, muchos entrenadores deciden dejar sus megaboxes y volver a montar gimnasios pequeños.

4- No siempre un excelente entrenador es un excelente gestor

Puedes ser un excelente atleta o un excelente gestor. Pero debes entender que son dos mundos diferentes. No está mal ser uno u otro. Pero tu empresa debe tener siempre cubierto los dos roles. En el club de amigos esto no ocurre. El rol de empresario está ausente.

5- Tus amigos son los que pagan menos

En un club de amigos tus clientes son amigos. Verlos así tiene consecuencias negativas para tu empresa. Primero porque haces todo lo que ellos piden, sin importar el grado de rentabilidad que tengan para tu negocio. Añades clases, horarios, abres sábados, domingos y días festivos. Pones a tus amigos por encima de tu negocio. Pero ellos no harán lo mismo por ti.

Dejarán de ser tus amigos cuando manejes tu negocio como empresa. Cuando les digas… “no haré un open box un domingo”…

6- No tener vida

Todos los entrenadores que inician un club de amigos lo hacen movido por la pasión. ¡Y eso está muy bien! Pero las mejores intenciones del mundo no son la diferencia a la hora de tener un negocio exitoso. Además, según los expertos, la pasión representa solo un 10% del trabajo de gestión de un centro deportivo. El 90% es pura administración empresarial. Es monótona, es verdad. Pero es la que lentamente te conduce al crecimiento de tu negocio.

Lo que tienes que tener para convertirte en un gimnasio rentable

Exiten indicadores para saber qué tan cerca o lejos esta tu gym de convertirse en uno de ellos. Si bien no estamos hablando de negocios distintos, lo único que cambia es la forma de gestión.

Los gimnasios rentables:

1- Hacen un estudio de mercado y un plan de empresa antes de abrir el negocio

2- Saben poner límites a sus amigos, y sus amigos saben que amistad es una cosa y el negocio es otra.

3- Tienen un software de gestión

4- Hacen una página web y un plan de marketing antes de abrir su empresa

5- Negocian el alquiler de un local por 10 años

6- Saben que para sostener su gimnasio necesitará una cantidad específica de clientes.

7- Antes de abrir el local ya tiene realizada una preinscripción de clientes.

Herramientas para optimizar la gestión de tu gimnasio

Es importante utilizar herramientas y recursos que te ayuden a optimizar la gestión de tu gimnasio. Algunas opciones incluyen:

  • Software de gestión integral: Utiliza plataformas para controlar reservas, cobros, comunicaciones con clientes y otras tareas administrativas de manera eficiente.
  • Sistemas de reservas en línea: Facilita a tus clientes la reserva de clases y sesiones a través de plataformas online, ofreciéndoles comodidad y accesibilidad.
  • Programas de fidelización de clientes: Implementa programas de recompensas y descuentos para incentivar la lealtad de tus clientes y mantener su compromiso a largo plazo.

Ruben Benito
Co- fundador de CrossHero el SaaS all in One para gestión de gimnasios y centros fitness,
número 1 en España e Hispanoamérica.
Cursado estudios de Ingeniería Industrial.

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