Algunos expertos hablan que una mala comunicación interna puede generar hasta un 15% de pérdidas en cualquier empresa. Es por ello que los propios dirigentes deben respetar las líneas de dependencia que marca el organigrama y no ampararse en su estatus para ordenar y mandar sin lógica alguna. La locura es aquella acción imprudente, insensata o poco razonable que realiza una persona de forma irreflexiva o temeraria, también puede definirse como el trastorno o perturbación patológica de las facultades mentales. La locura de una organización es el estado de desorden y de falta de comunicación interna, fase previa al caos de la entidad.
Si la locura es el camino hacia la probable desaparición de una empresa, deberemos poner los medios necesarios para evitar tal resultado. Los síntomas son fáciles de detectar, entre ellos destacan la insuficiente comunicación interna, la falta de confianza y una deficiente delegación de poderes.
Pero si hay un síntoma que conduce, por encima de los demás, a la locura de la organización, este es sin duda cuando los trabajadores tienen más de un jefe. Tener más de un jefe supone recibir instrucciones de más de una persona, tener que reportar a más de una persona y estar pendiente siempre a la valoración y/o feedback que realizará más de una persona. Sin duda un claro ejemplo de desorganización.
La mejor medicina preventiva y correctiva que podemos utilizar es el organigrama. El organigrama es la herramienta clave de toda organización. Se trata de la representación gráfica de la estructura interna de una empresa, en la cual se muestran las relaciones entre sus diferentes partes y la función de cada una de ellas, así como de las personas que trabajan en las mismas. De forma clara y visual se puede conocer la jerarquía y los rangos de todos los empleados, trabajos y departamentos/áreas que conforman la organización.
El organigrama es útil para trazar las relaciones en la organización y garantizar que todos sepan cómo comunicar la información clave. La elaboración del organigrama de la entidad requiere un trabajo previo de planificación para dar respuesta a los objetivos y necesidades identificados. Por supuesto estará relacionado con el presupuesto y capacidad económica de la empresa. Hemos de pensar que, por cada minuto dedicado a la planificación de la organización, a corto plazo ganaremos una hora.
Un organigrama debe cumplir las siguientes características:
- Claro: cualquier persona debe poder entenderlo e interpretarlo;
- Breve: aunque la empresa sea grande, el organigrama debe resumir sus departamentos y funciones. Lo ideal es que ocupe una página y se entienda cuáles son las áreas funcionales de la organización;
- Ordenado: explicar las relaciones vinculantes y las cadenas de mando.
Si el organigrama no existe, no es lo suficientemente claro y ordenado, o lo que es peor no se respeta por parte de los trabajadores, mandos y dirigentes, aparecen las disfunciones. Algunas de ellas son por todos conocidas, tareas sin realizar o la misma tarea que la están realizando dos trabajadores a la vez. Pero sin duda, la que ha motivado la redacción de este artículo es el hecho que un trabajador reciba órdenes de más de un superior. Imaginaros la situación, aunque probablemente ya la habéis vivido. Es para volverse locos, vaya situación comprometida, sobre todo porque en muchos casos las instrucciones que se dan son radicalmente diferentes e incluso opuestas. El trabajador en cuestión se sitúa ante un importante dilema que debe ser abordado sin muchas dilaciones a través de la comunicación.
Algunos expertos hablan que una mala comunicación interna puede generar hasta un 15% de pérdidas en cualquier empresa. Es por ello que los propios dirigentes deben respetar las líneas de dependencia que marca el organigrama y no ampararse en su estatus para ordenar y mandar sin lógica alguna.
Para ello es trascendental tener en cuenta la opinión de los empleados y facilitar los canales de comunicación interna entre estos y sus directivos. Si hay diálogo muchos de los problemas quedarán resueltos y proyectarán en el trabajador un mayor nivel de compromiso, motivación y sentimiento de pertenencia a la entidad. Y sobre todo seguridad y tranquilidad. El rendimiento y la productividad requieren de unas relaciones laborales transparentes en un marco de seguridad y confianza.
La comunicación interna tiene que fluir, ser clara y directa. Una organización eficaz funciona y progresa a través de la conversación. La calidad y alcance de estas conversaciones determina lo buena que es la organización. La comunicación evita malentendidos y permite a todos dar la voz de alarma cuando algo no funciona como debiera.
Otro problema derivado de no respetar los vínculos y líneas de fuerza que surgen del organigrama es la actuación de aquellos trabajadores que se saltan a su superior directo, “lo puentean”, y acuden directamente a otra persona de mayor responsabilidad dentro de la organización. También os suena, verdad. En estos casos, me atrevo a afirmar que es una práctica perversa e interesada, que los directivos no debe permitir. Para ello hay que respaldar siempre a la persona que tiene la responsabilidad directa sobre ese trabajador y evitar que se tomen decisiones a su espalda amparadas en la buena fe o torpeza de un superior.
Dicho todo lo anterior, estas podrían ser algunas recomendaciones para los directivos de cualquier entidad:
- Revisar y validar el organigrama, o de ser el caso, elaborarlo.
- Respetar las funciones y las líneas de mando, evitando “situaciones de locura”.
- Integrar la estrategia de comunicación interna en las acciones globales de la empresa.
- Escuchar activamente a los empleados.
- Comprobar que los mandos intermedios están informados de las cuestiones planteadas por los trabajadores.
- Potenciar el compromiso mutuo entre los trabajadores y la dirección de la empresa, corrigiendo los comportamientos egoístas.
- Ser transparente y no utilizar el poder para demostrar quién manda, sino para que la organización funcione adecuadamente.
- Y finalmente, ser flexibles, porque problemas siempre surgirán ya que somos humanos.
El consultor y profesor de negocios austriaco Peter Drucker ya nos advertía que
“la mejor organización no asegura los resultados. Pero una estructura equivocada sería garantía de fracaso.” No nos volvamos locos y seamos respetuosos con nuestros organigramas, seguro que evitaremos problemas.
Vicente Javaloyes Sanchis
Profesor titular INEFC
GISEAFE – Grupo de Investigación Social y Educativa de la Actividad Física y el Deporte
